経費精算書の書き方
経費精算書に記載すべき項目
経費精算書に記載すべき項目は以下の通りです。
- 申請日
- 支払日
- 金額
- 取引先
- 支払いの理由
- 申請する社員の氏名や社員番号、所属部署など
- 適格請求書発行事業者登録番号
経費精算書に記入する際の流れ
経費精算書を記入する際の流れは以下の通りです。
- 精算期日に従い領収書を収集
- 科目ごとに金額を集計・経費精算書を作成
- 経理担当者に提出
- 定められた日に会社から精算金額を受け取る
不備や記入漏れには注意しましょう。
立替経費精算の精算方法
従業員が経費申請・管理者が承認
まず、経費を立て替えた従業員には、速やかに立替経費精算書を提出してもらいます。
経費の内容が具体的にわかるように、明確に記載してもらうことが重要です。
申請が行われた後は、管理者が立替経費精算書をチェックし、承認を行います。
最終的に経理担当者へ回され、そこで精算手続きが進められます。
経理担当が内容を確認し仕訳する
経理担当者は、承認された立替経費精算書に誤りがないか確認します。
確認が済んだら、経費に振り分ける仕訳作業を行います。
従業員への精算金の支払い
会社の規則に従い、従業員に立替経費分を支払います。
給料支給日などに支払われることが一般的です。
支払い時に会計上発生した立替金もこのタイミングで消滅することになるため、借方に立替金（未払金での処理も可）、貸方に預金など、経理処理も変更しましょう。
経費精算書を記入する際に気の注意点
提出期日を厳守する
当然ですが、従業員は、提出期日を厳守する必要があります。
精算処理の遅延に繋がらないよう、十分注意しましょう。
領収書の添付を忘れない
経費精算書は、領収書やレシートの添付を必要とする場合が多いです。
事前に経費精算規定を確認し、添付書類をしっかりと揃えて忘れないようにしましょう。
交通費を記録しておく
交通費はレシートや領収書がもらえないというケースが珍しくありません。
したがって、
- 訪問先
- 乗り降りした場所
- かかった交通費
は常に記録しておく癖をつけましょう。
記録しておかないと、後から思い出せず、スムーズに申請を行えないケースもあります。